RFID teknolojisinin temel çalışma prensibi karmaşık değildir: etiket manyetik alana girdikten sonra okuyucu tarafından gönderilen radyo frekansı sinyalini alır ve çipte depolanan ürün bilgilerini (PasifTag, pasif etiket veya pasif etiket) iletir. indüklenen akım tarafından elde edilen enerji veya aktif olarak belirli bir frekansta bir sinyal gönderir (ActiveTag, aktif etiket veya aktif etiket); okuyucu bilgileri okuyup deşifre ettikten sonra ilgili veri işleme için merkezi bilgi sistemine gönderilir.
Bir RFID (Radyo Frekansı Tanımlama) sistemi iki bölümden oluşur: bir okuma/yazma birimi ve bir elektronik alıcı-verici. Okuyucu anten aracılığıyla elektromanyetik darbeler gönderir ve alıcı-verici bu darbeleri alır ve yanıt olarak okuyucuya depolanmış bilgileri gönderir. Aslında bu, hafızadaki verilerin temassız okunması, yazılması veya silinmesidir.
Teknik olarak, bir "akıllı etiket", bir RFID radyo frekansı bölümü olan bir RFID çipi ve etikete ince bir plastik levha ile birlikte gömülü olan bir ultra ince anten döngüsü içeren bir RFID devresinden oluşur. Genellikle bu etikete bir kağıt etiket yapıştırılır ve bazı önemli bilgiler kağıt etiketin üzerine net bir şekilde yazdırılabilir. Mevcut akıllı etiketler genellikle bir kredi kartı boyutundadır. Küçük eşyalar için 4,5×4,5 cm boyutlarında etiketler olduğu gibi CD ve DVD'lerde kullanılan 4,7 cm çapında dairesel etiketler de bulunmaktadır.
Barkodlar veya manyetik şeritler gibi diğer kimlik teknolojilerine kıyasla alıcı-verici teknolojisinin avantajı, okuyucu ve alıcı-verici arasındaki kablosuz bağlantıdır: okuma/yazma ünitesi, alıcı-verici ile görsel temas gerektirmez, bu nedenle ürüne Tam olarak entegre edilebilir. Bu, alıcı-vericinin zorlu ortamlar için uygun olduğu ve alıcı-vericinin neme, kire ve mekanik etkilere karşı hassas olmadığı anlamına gelir. Bu nedenle, alıcı-verici sistemi çok yüksek okuma güvenilirliğine, hızlı veri toplamaya ve son fakat en az değil, emek ve kağıt tasarrufuna sahiptir.